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内部統制システム整備の基本方針
本法人は、令和6年12月20日、理事会において、理事の職務執行が法令・寄附行為に適合すること及び業務の適正を確保するための体制の整備に関し、本法人の基本方針を以下のとおり決定した。
１．経営に関する管理体制
- 理事会及び常任理事会は、定時に開催するほか、必要に応じて臨時に開催し、法令・寄附行為に従い、必要な事項については評議員会の意見を聴いたうえで、業務執行上の重要事項を審議・決定するとともに、理事の職務執行を監督する。
- 寄附行為並びに「学校法人追手門学院常任理事会規程」等に基づき、常任理事会、理事会及び評議員会の役割、権限及び体制を明確にし、適切な常任理事会、理事会及び評議員会の運営を行う。
- 「学校法人追手門学院職務権限規程」に基づき、業務を執行する理事の担当業務を明確化し、事業運営の適切かつ迅速な推進を図る。
- 職務分掌・決裁権限を明確にし、理事、職員等の職務執行の適正性を確保するとともに、機動的な業務執行と有効性・効率性を高める。
- 常任理事会、理事会、評議員会等の重要会議の議事録その他理事の職務執行に係る情報については、寄附行為及び「学校法人追手門学院文書管理規程」に基づき、適切に作成、保存及び管理する。
- 公正性及び独立性を確保するため、内部監査室を設置し、業務の適正及び効率性を確保するため、業務を執行する各部門の職務執行状況等を定期的に監査する。
２．リスク管理に関する体制
- リスク管理に関し、体制及び「追手門学院リスク管理・危機対応規程」を整備し、役割権限、リスクの評価方法、リスク対応方法等を明確にする。
- 「学校法人追手門学院における個人情報の保護に関する規程」、「個人番号及び特定個人情報取扱規則」に基づき、個人情報の保護と適切な管理を行う。
- 事業活動に関するリスクについては、法令及び本法人の規程等に基づき、職務執行部署が自律的に管理することを基本とする。
- リスクの統括管理については、総務課が一元的に行う。また、内部監査室は、重要リスクが漏れなく適切に管理されているかを適宜監査し、その結果について業務を執行する理事及び常任理事会、理事会に報告する。
- 本法人の経営に重大な影響を及ぼす恐れのある重要リスクについては、リスク管理委員会、常任理事会、理事会にて審議し、必要に応じて対策等の必要な事項を決定する。
- 災害、事故その他の緊急時に備え、対応組織や情報連絡体制等について規程等を定めるとともに、継続的な教育と定期的な訓練を実施する。
- 研究活動について、内部牽制機能による研究費の適正経理、研究不正の防止及び知的財産の保護を確保するため、規程等を定めるとともに、必要な措置を講じる。
- 常任理事会及び理事会は、毎年業務執行に関するリスクを特定し、見直すともに、リスク管理体制についても見直しを行う。
３．コンプライアンスに関する管理体制
- 理事及び職員が法令並びに寄附行為及び本法人の規程を遵守し、確固たる倫理観をもって事業活動等を行う組織風土を高めるために、「学校法人追手門学院コンプライアンス推進規程」を定める。
- 本法人のすべての構成員のコンプライアンス意識の醸成と定着を推進するため、不正防止等に関わる構成員への教育及び啓発活動を継続して実施、周知徹底を図る。
- 本法人の内外から匿名相談できる通報窓口を常設して、不正の未然防止を図るとともに、速やかな調査と是正を行う体制を推進する。通報窓口又は監事に対しコンプライアンスに関する相談又は違反に係る通報をしたことを理由に、不利益な取扱いは行わない。
- 内部監査部門は、職員等の職務執行状況について、コンプライアンスの観点から監査し、その結果を理事会に報告する。理事等は、当該監査結果を踏まえ、所要の改善を図る。
- 法令・寄附行為違反等の行為が発見された場合には、「学校法人追手門学院コンプライアンス推進規程」に従って、常任理事会において迅速に状況を把握するとともに、外部専門家と協力しながら適正に対応する。
４．監査環境の整備（監事の監査業務の適正性を確保するための体制）
- 監事は、「学校法人追手門学院 監事監査規程」に基づき、公平不偏の立場で監事監査を行う。
- 監事は、常任理事会、理事会、評議員会等の重要会議へ出席並びに重要書類の閲覧、審査及び質問等を通して、理事等の職務執行についての適法性、妥当性に関する監査を行う。
- 監事は、理事会が決定する内部統制システムの整備について、その決議及び決定内容の適正性について監査を行う。
- 監事は、重要な書類及び情報について、その整備・保存・管理及び開示の状況など、情報保存管理体制及び情報開示体制の監査を行う。
- 監事の職務を補助するものとして、監事の求めに応じ、独立性を有する補助職員を配置する。
- 補助職員は、監事の指揮命令下で監査補助業務を行い、監事以外からの指揮命令を受けないものとし、補助職員の異動、人事評価及び懲戒等については、監事の意見を尊重する。
- 補助職員は、監事に同行して、常任理事会、理事会、評議員会等の重要な会議及び理事⻑との定期的な会合に陪席することができる。
- 理事又は職員等は、本法人に著しい損害を与えるおそれのある事実又は法令、寄附行為その他の規程等に反する⾏為等を発⾒したときには、直ちに理事⻑、業務執⾏理事並びに監事に報告する。
- 理事及び職員等は、職務執行状況等について、監事が報告を求めた場合には、速やかにこれに応じる。
- 理事⻑は、定期的に監事と会合を持つなどにより、事業の遂⾏と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り、相互認識を深める。
- 監事がその職務の執行について生ずる費用の前払い若しくは支出した費用の償還又は負担した債務の弁済を請求した場合には、速やかに相当額を支払う。
５．本方針の改廃
本方針に見直しの必要性が生じた場合は、理事会の決議により改正するものとする。